EL 
EN 
Επίσημος Οδηγός Χρήσης – Version 3.0
Το Σύστημα Ομαδικών Εγγραφών με Κουπόνια είναι η ψηφιακή υπηρεσία του Διεθνούς Ποσειδώνιου Ημιμαραθώνιου για την ολοκληρωμένη διαχείριση των ομαδικών εγγραφών.
Η βασική του φιλοσοφία είναι απλή: η ομάδα εξασφαλίζει πρώτα τις συμμετοχές που χρειάζεται και στη συνέχεια επιλέγει πώς θα ολοκληρωθούν οι εγγραφές των αθλητών της.
Δεν απαιτείται να είναι γνωστά εξαρχής τα στοιχεία όλων των συμμετεχόντων, ούτε να γίνεται ανταλλαγή αρχείων Excel. Ο Αρχηγός της Ομάδας μπορεί είτε να πραγματοποιήσει ο ίδιος όλες τις εγγραφές είτε να διανείμει τα αντίστοιχα κουπόνια, ώστε κάθε μέλος να ολοκληρώσει τη δική του εγγραφή.
Στην 3η συνεχόμενη χρονιά λειτουργίας του, το σύστημα έχει εξελιχθεί με βάση την εμπειρία των προηγούμενων διοργανώσεων και τις ανάγκες των ίδιων των χρηστών, προσφέροντας μεγαλύτερη ευκολία, ταχύτητα, αυτονομία και έλεγχο.
Με μια ματιά
✓ Εξασφάλιση συμμετοχών χωρίς να απαιτούνται εξαρχής τα στοιχεία όλων των αθλητών
✓ Δύο τρόποι ολοκλήρωσης των εγγραφών: από τον Αρχηγό της Ομάδας ή από κάθε μέλος ξεχωριστά
✓ Άμεση ηλεκτρονική έκδοση κουπονιών
✓ Online παρακολούθηση της πορείας των εγγραφών σε πραγματικό χρόνο
✓ Αυτόματη έκδοση και αποστολή των νόμιμων φορολογικών παραστατικών μέσω ΑΑΔΕ
✓ Χωρίς αρχεία Excel και διαδοχικές ανταλλαγές στοιχείων
✓ Λιγότερα λάθη και ταχύτερη ολοκλήρωση της διαδικασίας
Το ίδιο σύστημα παρέχει επίσης τη δυνατότητα αγοράς μίας ή περισσότερων συμμετοχών ως δώρο.
Από την εξασφάλιση των συμμετοχών έως την ολοκλήρωση της τελευταίας εγγραφής, η διαχείριση παραμένει στα χέρια της ομάδας.
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ
1. Τι είναι το κουπόνι;
Το κουπόνι (Coupon) είναι ένας μοναδικός αλφαριθμητικός κωδικός που αντιστοιχεί σε μία προπληρωμένη συμμετοχή για συγκεκριμένο αγώνα.
Κατά τη συμπλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης συμμετοχής, ο κωδικός εισάγεται στο ειδικό πεδίο της φόρμας εγγραφής, ώστε το σύστημα να αναγνωρίσει την προπληρωμένη συμμετοχή και να επιτρέψει την ολοκλήρωση της εγγραφής χωρίς νέα οικονομική επιβάρυνση.
Σημαντικό: Κάθε κουπόνι ισχύει αποκλειστικά για τον αγώνα για τον οποίο εκδόθηκε και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διαφορετικό αγώνα.
2. Για ποιους έχει σχεδιαστεί το σύστημα;
Το Σύστημα Ομαδικών Εγγραφών με Κουπόνια έχει σχεδιαστεί κυρίως για τη διαχείριση ομαδικών εγγραφών και απευθύνεται σε:
-
Αθλητικούς συλλόγους.
-
Εταιρείες.
-
Οργανισμούς.
-
Δημόσιους φορείς.
-
Εκπαιδευτικά ιδρύματα.
-
Ομάδες δρομέων.
-
Κάθε άλλη οργανωμένη ομάδα συμμετεχόντων.
Παράλληλα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί από ιδιώτες, εταιρείες ή οργανισμούς που επιθυμούν να αγοράσουν μία ή περισσότερες συμμετοχές και να τις προσφέρουν ως δώρο.
3. Ομαδικές εγγραφές
Η κύρια λειτουργία του συστήματος είναι η γρήγορη, ασφαλής και πλήρως αυτοματοποιημένη διαχείριση των ομαδικών συμμετοχών.
Ο Αρχηγός της Ομάδας:
-
Συμπληρώνει τη σχετική φόρμα.
-
Επιλέγει τον αριθμό των συμμετοχών ανά αγώνα.
-
Ολοκληρώνει την πληρωμή.
Με την επιβεβαίωση της πληρωμής:
-
εκδίδονται αυτόματα τα αντίστοιχα κουπόνια,
-
αποστέλλονται ηλεκτρονικά μαζί με τα νόμιμα φορολογικά παραστατικά,
-
η ομάδα είναι έτοιμη να προχωρήσει στην ολοκλήρωση των εγγραφών.
4. Επιλογή τρόπου ολοκλήρωσης των ομαδικών εγγραφών
Το σύστημα προσφέρει δύο διαφορετικούς τρόπους ολοκλήρωσης των εγγραφών, ώστε κάθε ομάδα να επιλέγει αυτόν που εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες της.
Επιλογή 1 – Ο Αρχηγός της Ομάδας πραγματοποιεί όλες τις εγγραφές
Εκδίδεται ένα (1) κουπόνι για κάθε αγώνα, το οποίο χρησιμοποιείται σε όλες τις εγγραφές του συγκεκριμένου αγώνα.
Παράδειγμα
Ημιμαραθώνιος → 12 συμμετοχές → 1 κουπόνι
Το ίδιο κουπόνι χρησιμοποιείται και στις δώδεκα εγγραφές.
Η επιλογή αυτή είναι ιδανική όταν ο Αρχηγός της Ομάδας αναλαμβάνει τη συμπλήρωση όλων των αιτήσεων συμμετοχής.
Επιλογή 2 – Κάθε μέλος πραγματοποιεί τη δική του εγγραφή
Εκδίδεται ξεχωριστό κουπόνι για κάθε συμμετοχή.
Παράδειγμα
Ημιμαραθώνιος → 12 συμμετοχές → 12 κουπόνια
Ο Αρχηγός της Ομάδας αποστέλλει το αντίστοιχο κουπόνι σε κάθε μέλος και κάθε αθλητής ολοκληρώνει μόνος του την ηλεκτρονική εγγραφή του.
5. Παρακολούθηση της ομάδας
Ο Αρχηγός της Ομάδας μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να παρακολουθεί online:
-
τις εγγραφές που έχουν ολοκληρωθεί,
-
τις συμμετοχές που απομένουν,
-
τη χρήση των κουπονιών,
-
τη συνολική πρόοδο των εγγραφών της ομάδας.
Η ενημέρωση πραγματοποιείται σε πραγματικό χρόνο.
Παρακολούθηση Ομάδας: «ΕΔΩ»
6. Αγορά συμμετοχών ως δώρο
Το ίδιο σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αγορά μίας ή περισσότερων συμμετοχών που προορίζονται ως δώρο.
Ο αγοραστής:
-
Συμπληρώνει τη σχετική φόρμα.
-
Επιλέγει τις συμμετοχές που επιθυμεί να αγοράσει.
-
Ολοκληρώνει την πληρωμή.
Με την επιβεβαίωση της πληρωμής:
-
εκδίδονται αυτόματα τα αντίστοιχα κουπόνια,
-
αποστέλλονται ηλεκτρονικά μαζί με τα νόμιμα φορολογικά παραστατικά.
Στη συνέχεια, ο αγοραστής αποστέλλει τα αντίστοιχα κουπόνια στα πρόσωπα που θα συμμετάσχουν στους αγώνες.
7. Διάρκεια ισχύος των κουπονιών
Τα κουπόνια ισχύουν για 15 ημέρες από την ημερομηνία έκδοσής τους.
Εφόσον απαιτηθεί, μπορεί να δοθεί μία μόνο παράταση διάρκειας 10 επιπλέον ημερών, σύμφωνα με τους ισχύοντες όρους της Διοργάνωσης.
Σε περίπτωση μεταβολής του κόστους συμμετοχής κατά το χρονικό αυτό διάστημα, ενδέχεται να απαιτηθεί η καταβολή της αντίστοιχης διαφοράς.
8. Περιορισμοί χρήσης
-
Κάθε κουπόνι χρησιμοποιείται μία μόνο φορά.
-
Κάθε κουπόνι ισχύει αποκλειστικά για τον αγώνα για τον οποίο εκδόθηκε.
-
Τα αχρησιμοποίητα κουπόνια δεν μπορούν να μεταφερθούν σε επόμενη διοργάνωση.
-
Μετά την ολοκλήρωση της εγγραφής εφαρμόζεται η ισχύουσα Πολιτική Μεταφοράς ή Αναβολής Συμμετοχής της Διοργάνωσης.
9. Πολιτική Ακυρώσεων, Μεταφοράς ή Αναβολής Συμμετοχής
Τα ποσά που καταβάλλονται για την αγορά συμμετοχών ή την έκδοση κουπονιών δεν επιστρέφονται.
Μετά την ολοκλήρωση της εγγραφής κάθε συμμετέχοντα εφαρμόζεται η επίσημη Πολιτική Ακυρώσεων, Μεταφοράς ή Αναβολής Συμμετοχής της Διοργάνωσης.
Περισσότερες πληροφορίες: «ΕΔΩ»
Χρειάζεστε βοήθεια;
Εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε διευκρίνιση σχετικά με τη λειτουργία του συστήματος, τη διαχείριση των ομαδικών εγγραφών ή τη χρήση των κουπονιών, η ομάδα υποστήριξης της Διοργάνωσης βρίσκεται στη διάθεσή σας.
Σας ευχαριστούμε θερμά που αφιερώσατε τον χρόνο σας να διαβάσετε το άρθρο αυτό.
Ελπίζουμε οι πληροφορίες που μοιραστήκαμε να σας φανούν χρήσιμες και να συμβάλουν στην καλύτερη δυνατή προετοιμασία και συμμετοχή σας.
Η εμπιστοσύνη και η υποστήριξή σας αποτελούν για εμάς τη μεγαλύτερη επιβράβευση και την έμπνευση να εξελισσόμαστε διαρκώς, προσφέροντας κάθε χρόνο μια ακόμη καλύτερη διοργάνωση.
Σας ευχόμαστε καλή προετοιμασία και ανυπομονούμε να σας καλωσορίσουμε στην εκκίνηση του επόμενου Διεθνούς Ποσειδώνιου Ημιμαραθώνιου!
